Gut vorbereitet in den Urlaub – Prioritäten setzen mit Todoist

Bei einigen hat der Sommerurlaub bereits begonnen. Vielleicht gehen dir aber gerade Dinge wie „Hey, in ein paar Tagen beginnt mein Urlaub. Ich habe aber noch den ganzen Schreibtisch voll liegen und meine To Do-Liste wächst anstatt zu schrumpfen. Wie soll ich das nur schaffen?“ durch den Kopf. Wenn der Urlaub ansteht, geht es dir wahrscheinlich wie vielen von uns – und natürlich auch mir. Die Liste an Dingen, die noch erledigt werden wollen, wird einfach nicht kleiner. Die Anzahl der Tage, bis die lang ersehnte Auszeit naht, werden allerdings immer weniger.

Um nicht in Panik zu verfallen, gilt es, dem Urlaub entspannt entgegen zu arbeiten. Und wie das mit Todoist funktioniert, erkläre ich dir in diesem Beitrag. Aber lass mich noch ein paar Dinge vorweg erklären.

Energie einteilen

Es bringt rein gar nichts, vor dem Urlaub noch einmal 150% zu geben, um alles zu erledigen, was noch ansteht. Dadurch erledigst du zwar viele Dinge, aber oft nur halbherzig und qualitativ nicht so, wie du es von dir gewohnt bist.

Der größte Feind der Qualität ist die Eile (Henry Ford)

Nimm dir Zeit, die anstehenden Dinge zu erledigen. Auch, wenn du jetzt sagst „Aber ich hab doch keine Zeit mehr und würde das gerne so schnell wie möglich über die Bühne kriegen“, entspann dich trotzdem, denn wem bringt es etwas, wenn du völlig ausgelaugt in deine freie Zeit startest. Der menschliche Körper ist – und das belegen Studien – in Zeiten, in denen wir zur Ruhe kommen, sehr anfällig für Krankheiten. So weit, dass du mit einer Grippe oder ähnlichem deinen Urlaub beginnst, muss es ja nicht kommen.

Setze Prioritäten

Schau dir deine Aufgabenliste an. Was fällt dir auf? Es stehen sicher Dinge darauf, die erledigt werden müssen. Wiederum andere, da wäre es schön, wenn sie bis zu deinem Urlaub erledigt wären. Und es gibt sicher auch Dinge, die können bis nach deinem Urlaub warten. Vergiss bei der Einteilung in dieses Raster nicht, dass es auch Dinge gibt, die während deines Urlaubs erledigt müssen. Diese sollten dann an eine Kollegin/einen Kollegen delegiert werden. Aber auch das sollte vorbereitet sein. Das aber nur ganz am Rande.

Neue Fälligkeiten setzen

Wenn du Dinge auf deiner Liste entdeckt hast, die bis nach deinem Urlaub warten können, ist dir ein erster Teil der Anspannung genommen. Diese kannst du beruhigt verschieben. Lege dafür einfach ein neues Fälligkeitsdatum fest.

Todoist habe ich dir schon vorgestellt und auch erklärt, warum ich sehr gerne damit arbeite. Die Festlegung von Fälligkeiten ist darin sehr gut und einfach umgesetzt. So kannst du zwischen folgenden Optionen auswählen

• Heute
• Morgen
• Nächste Woche
• Oder du kannst ein eigenes Datum eintragen

Todoist schlägt dir auch einen Tag vor, an dem du nicht so viele Aufgaben hast und wo die App meint, dass genug Zeit wäre, um diese Sache zu erledigen. Diese Funktion habe ich aber noch nie genutzt, da die Vorschläge bisher für mich nie passten.

Aber gut, nimm ruhig alle Punkte auf deiner Liste und verschiebe sie auf deinen ersten Tag, an dem du wieder arbeitest. Deine Liste müsst sich jetzt deutlich reduziert haben.

Prioritäten setzen mit Todoist

Die Dinge auf der Liste, die übrig geblieben sind, gehören jetzt einer der folgenden drei Kategorien an.

• Muss dringend noch erledigt werden. Sonst kann ich nicht in den Urlaub fahren. (Priorität 1)
• Sollte noch vor dem Urlaub erledigt werden. Kann aber auch später. (Priorität 2)
• Wäre schön, wenn es vor meinem Urlaub erledigt würde, ist aber nicht zwingend notwendig. (Priorität 3)

Genau hierfür bietet Todoist die Möglichkeit, einzelne Tasks zu priorisieren. Anders als bei handgeschriebenen Listen kannst du einzelne Aufgaben mit roten, orangen oder gelben Fähnchen versehen, die sie symbolisieren, ob ein Task wichtig, weniger wichtig oder noch weniger wichtig ist. Tasks ohne Fähnchen haben bei mir dann immer Wichtigkeitsstufe 4, das heißt diese Aufgaben erledige ich erst, wenn alles andere erledigt ist und freue mich dann, dass ich dazu auch noch gekommen bin.

Was machst du aber jetzt nicht deiner Aufgabenliste, die noch Tasks der drei oben genannten Kategorien enthält? Die unwichtigen – man müsste eigentlich sagen: die nicht dringenden Aufgaben, denn wichtig sind ja alle Aufgaben – hast du ja schon auf nach den Urlaub verschoben.

Schau dir deine Aufgaben also noch einmal genau an und entscheide, welche Aufgabe welcher Kategorie zuzuordnen ist. Alle Aufgaben, die dringend noch erledigt werden müssen, versehe ich mit der kleinen roten Fahne, die als Symbol für die wichtigste Kategorie steht. Ihr werdet es schon erraten haben: Alle Aufgaben, die Kategorie 2 angehören, bekommen eine orange Fahne und alle Aufgaben der Kategorie 3 eine gelbe. Aufgaben ohne Priorität sollten jetzt keine mehr auf deiner Liste stehen, denn diese sind auf nach den Urlaub terminiert.

Übrigens: Auch in Arbeitswochen, in denen ich nicht dem Urlaub entgegen fiebere, priorisiere ich jeden meiner Arbeitstage genau so durch. Dabei erledige die Liste von oben nach unten, denn Aufgaben mit der höchsten Priorität zeigt Todoist immer ganz oben an. Alle weiteren Tasks werden je nach Priorität darunter angezeigt. Nach diesem „Eat the frog in the morning“-Prinzip versuche ich jeden Tag zu arbeiten, da die Aufmerksamkeit und die Konzentration bei jedem von uns morgens am höchsten ist. Sicher kommen manchmal Dinge dazwischen, aber in der Regel versuche ich mich daran zu halten.

Kopf (und Aufgabenliste) frei machen

Mit Todoist und der oben beschriebenen Kategorisierung kannst auch du dir einen genauen Überblick darüber verschaffen, was noch wirklich wichtig ist und was nicht unbedingt noch erledigt werden muss. Wenn du auch die roten Tasks, also die mit Priorität 1 zuerst erledigst, danach die orangen Aufgaben und dann die gelben, sollte deine Liste als immer leerer werden. Neu hinzu kommende aufgaben, die sich zum Beispiel durch ein Gespräch mit den Kolleginnen und Kollegen ergeben, sollten sofort in die Wichtigkeitskategorien einsortiert werden. Sicher können einige auch bis nach dem Urlaub warten.

Falls du am Ende doch noch Punkte auf der Liste offen hast, gehören diese wahrscheinlich eher Priorität 3 als Priorität 1 an. Diese kannst du dann guten Gewissens auf nach den Urlaub verschieben, denn sie müssen nicht zwingend vor dem Urlaub erledigt werden. Du würdest dich nur darüber freuen. Freuen kannst du dich jedoch viel lieber auf den Urlaub, wenn du deine Aufgaben nach dem Prioritätensystem erledigt hast, das ich dir hervorgespielt habe.

Sicher ist das nur eine Art, mit einer vollen Aufgabenliste vor dem Urlaub umzugehen. Wie gehst du damit um? Hast du auch eine Methode – vielleicht sogar eine digitale?