To Do Liste digital

5 Gründe, warum du eine digitale To Do-Liste brauchst

Was wollte ich mir noch gerade merken? Gerade war der Gedanke noch da, schon ist er wieder weg, bevor du einen Stift und einen Fetzen Papier zur Hand hast, um ihn dir aufzuschreiben.

So oder so ähnlich passiert es uns allen doch häufig, wenn nicht sogar mehrfach am Tag. Hier kann es hilfreich sein, wenn man seine To Do-Liste digital führt. Welche Erfahrungen ich in den letzten Jahren mit digitalen To Do-Listen gemacht habe, wie sich meine Produktivität damit erheblich gesteigert hat und warum auch du eine solche Liste brauchst, erkläre ich dir in diesem Beitrag.

Hierfür habe ich im Laufe der Jahre viele Tools ausprobiert. Angefangen habe ich damals auf meinem alten iPhone 3G mit Remember the milk. Schon damals war ich fasziniert davon, meine Gedanken und Tagesaufgaben digital festzuhalten und immer bei mir zu haben. Was es damals noch nicht gab: Die Möglichkeit der Synchronisation über eine Cloud. Viele Jahre zogen ins Land und dank einer kurzen Phase der beruflichen Neuorientierung waren To Do-Listen eine Zeit lang nicht mehr so wichtig für mich. Ich experimentierte zwischendurch mit der vorinstallierten Erinnerungen-App bei iOS, die ich aber vom Handling her nicht sehr gelungen fand und auch die App Google Keep, die bereits mit Synchronisation über die Google-Cloud arbeiten konnte, die aber mit ihren verschiedenen Karten an eine Mischung aus To Do-Liste und Projektmanagement-Tool erinnert, sagte mir nicht besonders zu.

Im Jahr 2016 stieß ich dann auf Todoist. Warum ich bis heute bei diesem Tool geblieben bin und was mich an ihm fasziniert, werde ich im Laufe der Zeit auf diesem Blog noch näher erklären. Nun aber zurück zum eigentlichen Thema, warum du eine digitale To Do-Liste brauchst.

5 Vorteile einer digitalen To Do-Liste

1. Du hast deine Aufgabenlisten immer dabei.

Ganz ehrlich: Unser Smartphone haben wir heutzutage immer dabei. So hast du auch, anders als mit der altbekannten Zettelwirtschaft, deine To Do-Liste immer dabei. Dank der Cloud-Synchronisation ist deine Liste zudem auch auf deinem Computer, deinem Tablet oder deinem Smartphone stets aktuell.

2. Du brauchst kein Papier mehr.

Nicht nur, dass du keinen Zettel mehr verlegen oder zu Hause vergessen kannst — mit einer digitalen To Do-Liste senkst du auch deinen Papierverbrauch. Ich erinnere mich blass an Zeiten, in denen Post-its Hochkonjunktur hatten. Die gelben Klebeblöckchen waren in nahezu allen Büros weltweit zu finden. Nachdem ich anfänglich Notizen auf Papierfetzen, Bierdeckeln oder im Notfall auch mal auf Taschentüchern gemacht hatte, bin ich irgendwann auf ein kleines Notizbuch umgestiegen, das genau die richtige Größe hatte, um noch in die Hosentasche zu passen. Aber auch das hatte ich hin und wieder zu Hause vergessen, weshalb ich dann doch in manchen Situationen wieder auf Alternativen wie Papierfetzen und Bierdeckel umsteigen musste. Das Handy, das habe ich aber immer dabei.

3. Du kannst Aufgaben überall anlegen

Die Aufgaben deiner digitalen Liste können über das Smartphone oder Tablet ebenso wie vom Computer aus angelegt werden. Dabei sind die Tools bei den meisten Anbietern sowohl plattformübergreifend und werden auch in fast allen Fällen mittels eines Clouddienstes synchronisiert. So kannst du eine Aufgabe auf dem Smartphone anlegen und in Sekundenbruchteilen erscheint die selbe Aufgabe in deiner Liste auf dem Tablet oder deinem stationären Computer.

Du kannst dir Aufgaben selbst während der Autofahrt notieren. Dazu kannst du z.B. den iOS-Assistenten Siri benutzen. Bitte ihn einfach während der Autofahrt mit „Hey Siri, erinnere mich morgen in XY an XY“. Schon ist deine Aufgabe angelegt und auf all deinen Geräten gespeichert.

4. Du kannst dir deinen Arbeitsalltag besser strukturieren.

Mit einer digitalen Liste kannst du dir deinen Arbeitstag strukturieren und Prioritäten setzen. Du kannst Aufgaben in den meisten Fällen problemlos verschieben und so für dich passend sortieren. So kannst du sie an den für dich passenden Tagen eintragen und deine Liste mit deinem Terminkalender in Einklang bringen. Wie das genau funktioniert, erkläre ich dir in einem der folgenden Artikel.

5. Du kannst deine Aufgaben mit anderen teilen.

Die meisten Tools lassen es zu, dass du verschiedene Projekte, manchmal auch Boards oder Listen genannten, mit Freunden und Kolleg=innen teilen kannst. Bei meinem favorisierten Tool Todoist kannst du sogar einzelne Aufgaben mit ihnen teilen. So kannst du eine Lightversion eines Projektmanagementtools aus deiner To Do-Liste machen. Warum es damit allerdings schwierig ist, umfangreiche oder komplexe Projekte durchzuführen, werde ich noch ausführlicher erklären. Was aber zum Beispiel sehr gut geht, ist eine gemeinsame Einkaufsliste oder ähnliches.

So weit, so gut. Das waren meine 5 Gründe, warum du eine digitale To Do-Liste brauchst. Oder nutzt du vielleicht schon eine? Falls ja: Welchen Dienst oder welche App nutzt du und wie sind deine Erfahrungen damit? Und falls nicht: Konnte ich dich von den Vorzügen einer digitalen Liste überzeugen?

2 Comments

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Svenreply
8. Juli 2018 at 23:21

Hi Axel, ich wollte nur kurz OmniFocus ins Spiel bringen, für mich die beste Software in dem Bereich. Es kostet etwas Einarbeitungszeit, bis man die richtig praktischen Features sinnvoll nutzen kann, aber dann ist das Tool der Hammer!
Aber es kommt weniger auf die Software an, Hauptsache man nutzt etwas, was einem wirklich hilft, das Hirn zu entlasten.

Axelreply
8. Juli 2018 at 23:50
– In reply to: Sven

Hi Sven, OmniFocus hab ich mir noch nicht so intensiv angeschaut, weil ich es in der Tat sehr umfangreich fand. Werde ich mir bei Gelegenheit aber auch mal ansehen. Ich stelle hier erst mal kleine und „einfache“ Tools vor, die ich bereits im Einsatz habe und mit denen ich mich auskenne. Ich werde auch noch ein umfangreicheres Projektmanagement-Tool vorstellen, das sich auch für die Kollaboration mit den Kolleg*innen super eignet.

Und wie du schon sagst: Egal welches Tool – Hauptsache es hilft.

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