Mein Setup – Welche Apps nutze ich?
Vor einiger Zeit habe ich dich gefragt, welche Software bzw. welche Apps du nutzt. Ich habe dazu auf den verschiedensten Plattformen einige Rückmeldungen bekommen und teilweise selber auch neue Apps kennen gelernt. Wie versprochen, erzähle ich dir nun welche Apps ich für das Selbstmanagement im Verein im Einsatz habe und wofür ich sie nutze.
Da ich beruflich viel unterwegs bin oder auch schon mal von zu Hause aus arbeite, hilft es dir sicher weiter, wenn ich dir vorher erkläre, mit welcher Hardware ich arbeite. Ist man nämlich zum Beispiel ausschließlich im Apple-Kosmos unterwegs, fällt die Wahl der Tools teilweise anders aus, als beim plattformübergreifenden Arbeiten. Daher hier eine kurze Erklärung.
Wie ich arbeite
Was du bisher wahrscheinlich noch nicht wusstest: Ich habe Communication- and Multimedia Design studiert und war lange Jahre im Grafikbereich selbstständig. Somit war es unumgänglich, mit Apple-Produkten zu arbeiten. In den letzten Jahren haben sicher auch Windows-Geräte einen Wandel vollzogen und können durchaus für grafische Arbeiten genutzt werden, aber zur Zeit meiner Selbstständigkeit war das fast unmöglich.
Nachdem ich die Selbstständigkeit zum größten Teil an den Nagel gehangen und mich für die Arbeit in mehreren Vereinen und Verbänden entschieden habe, kamen auch vermehrt Geräte mit Windows und Android zum Einsatz, weshalb ich auch heute noch plattformübergreifend arbeite. Für meine mobile Arbeit nutze ich ein iPad, welches ich auch bei Meetings und zum Beispiel bei Bahnfahrten, aber auch zu Hause zum Erstellen von Texten usw. im Einsatz habe. Das iPad eignet sich aufgrund seiner Größe besonders gut für mich und mit den neuen Funktionen wie Multitasking usw. steht das iPad meiner Meinung nach einem Laptop in nichts mehr nach – sofern man lediglich Texte bearbeitet und keine große Rechenleistung braucht. Mit einer Bluetooth-Tastatur und einem Stift kann ich so an jedem Ort der Welt arbeiten oder Blogartikel wie diesen schreiben. Dank der vielen Apps lässt sich über das iPad auch Social Media super bedienen und auch das Lesen und Schreiben von Mails ist ein Kinderspiel.
Auf der Arbeit nutze ich einen Windows-Rechner mit der aktuellen Version 10. Dank der aktuellen Office 365-Version und OneDrive kann ich so über beide Plattformen hinweg gut arbeiten, auch von unterwegs. Im bezahlten Abo bietet OneDrive 1 TB Speicherplatz – fast genau so viel, manchmal sogar mehr als jeder handelsübliche Rechner, weshalb die Dateiablage in der Cloud ebenfalls ein Kinderspiel ist. Lokal gespeicherte Dateien wirst du daher auf keinem meiner Geräte finden.
So weit für dich zum Verständnis, warum meine Auswahl der folgenden Apps und Tools so ausfällt, wie sie ausfällt. Nun aber los! Hier gebe ich dir einen Überblick über alle Tools, die ich im Einsatz habe.
Selbstmanagement
Todoist
Wie du in meinen vorangegangenen Beiträgen sicher lesen konntest, ist Todoist für mich meine Schaltzentrale Nummer eins, wenn es um die persönliche Organisation geht. Hierin lege ich sowohl berufliche als auch private Aufgaben ab und organisiere mir hiermit meinen Tag, meine aktuelle und die folgenden Wochen. Außerdem nutze ich Todoist für wiederkehrende Aufgaben wie zum Beispiel die Erinnerungen, wann ich meinen Kindern welche Sachen in die Kita- und Schultasche packen muss.
OneNote
Ebenfalls für berufliche und private Zwecke nutze ich OneNote. Hierin landet alles, was mir wichtig ist: Notizen, Einladungen und Tagesordnungen zu Seminaren und anderen Veranstaltungen ebenso wie wichtige Mails. Zwar habe ich dir die App Bear schon vorgestellt, aber an OneNote kommt bei den plattformübergreifenden Apps für Notizen keine andere App ran.
Auch Evernote habe ich lange Zeit getestet. Leider bin ich davon nciht wirklich begeistert, auch wenn das Design dem von OneNote um Längen voraus ist.
Meistertask
Meistertask ist ein klassisches Tool für das Projektmanagement, weshalb wir es im Team auch genau hierfür nutzen. Darüber hinaus organisieren wir hier unsere Öffentlichkeitsarbeit. Privat nutze ich Meistertask zum Beispiel für mein Selbstmanagement*.
GoodNotes
GoodNotes nutze ich für handschriftliche Notizen, die ich bei Gesprächen mache. Dank der Handschrifterkennung lassen sich Notizen in GoodNotes durchsuchen und so schnell wiederfinden. Aber: Für die Nutzung von GoodNotes empfehle ich dir einen guten Stift für das Tablet. Sonst funktioniert das handschriftliche Notieren nur so mittelmäßig. Auch ich werde hier noch einmal in naher Zukunft investieren (müssen).
Day One
Ja, auch ich führe ein Tagebuch. Hier drin halte ich zum größten Teil in Stichpunkten fest, was mir an bestimmten Tagen Gutes widerfahren ist. Nicht immer, aber ziemlich regelmäßig. Selbstverständlich liegen hier drin auch besondere familiäre Ereignisse. Da du in Day One mehrere Tagebücher anlegen kannst, gibt es hier bei mir eins für jedes Kind, für mich persönlich und eins für jeden Verein, wo ich bestimmte wichtige Meilensteine taggenau festhalten kann.
Kommunikation
Slack
Für die interne Kommunikation oder die Kommunikation mit externen Mitarbeiter*innen nutzen wir im Team das Tool Slack. Hier kannst du neben direkten Nachrichten auch Nachrichten an Gruppen versenden. Sehr praktisch, wenn mehrere Leute aus einem Team an dem gleichen Projekt arbeiten.
Spark
Wie oben schon erwähnt, nutze ich die Office 365 Suite sehr gerne, da sie plattformübergreifend sehr gute Anwendungen zur Verfügung stellt. Auf dem iPad und dem iPhone kommt die hauseigene App Outlook aber leider nicht an Spark ran, weshalb ich diese App gerne für E-Mails nutze.
Spond
Mit Spond testen wir im Team der Ehrenamtlichen gerade eine App, die eigentlich aus dem Sportbereich kommt. Die Funktionen sind aber auf den ersten Blick perfekt für die Arbeit und vor allem di Kommunikation im Verein. Sobald ich mehr Erfahrungen in Spond gesammelt habe, werde ich dir hierzu mehr berichten.
Google Hangouts
Wenn mal schnell eine Sitzung einberufen werden muss, kommt es auch schon mal vor, dass wir im Team der Ehrenamtlichen Google Hangouts nutzen. Im Videochat können mehrere Personen gleichzeitig miteinander kommunizieren. Allerdings ersetzt so eine Videokonferenz in kleinstem Fall ein reales Meeting.
Workflow
PDF Expert
Neben der Office 365 Suite kommen natürlich auch noch andere Apps zum Einsatz. So nutze ich für die Bearbeitung von PDF die App PDF Expert von Readdle. Mit PDF Expert kann ich unterwegs auf dem iPad Dokumente signieren, Anmerkungen verfassen oder Layouts korrigieren.
Doodle
Doodle ist aus dem Organisationsalltag kaum noch wegzudenken. Egal ob für eine kleine Umfrage oder zur Terminfindung – Doodle ist bei mir ständig im Einsatz, sowohl beruflich als auch privat.
In Pocket lege ich alles ab, was ich später noch lesen möchte. Auch Artikel und Blogbeiträge, die ich später noch einmal verwenden kann, liegen hier drin. So ist Pocket in den letzten Jahren zu meiner digitalen Ablage für alles Wichtige und Lesenswerte geworden. Hier drin finde ich einfach alles.
1Password
Die App 1Password speichert – so lässt es der Name ja schon erahnen – Passwörter. Mit der entsprechenden Browsererweiterung funktioniert die Passwort-Datenbank sogar über alle Plattformen hinweg sehr zuverlässig.
Scanbot
Unterwegs Dokumente einscannen? Mit Scanbot überhaupt kein Problem. auf Konferenzen scanne ich alle Papiervorlagen ein und organisiere sie so digital. Und: Mit Scanbot wird der Weg zum papierlosen Büro deutlich leichter. Auch meine private Buchhaltung organisiere ich hiermit. Dazu aber später einmal mehr.
WeTransfer
Bei der Übermittlung von großen Datenmengen, die sich nicht per E-Mail verschicken lassen, kommt bei mir WeTransfer zum Einsatz. Dank einer sehr intuitiven App für iOS ist das Versenden von Datenmengen bis zu 2 GB in der kostenlosen Version und unbegrenzt viel GB in der Bezahlversion ein Kinderspiel.
So weit aber mal ein kurzer Überblick für dich, welche Apps und Tools ich im Einsatz habe. Ich habe mich bewusst kurz gehalten, da ich zu vielen der Tools sicher noch etwas ausführlicher berichten werde.
Mit vielen der hier genannten Anwendungen schaffe ich es, gut auch von unterwegs aus arbeiten zu können – und das fast papierlos.
Nun aber zu dir: Kennst du eine oder mehrere der oben genannten Apps und arbeitest du damit? Warum nutzt du sie? Und was findest du daran gut? Was eher nicht? Und brauchst du vielleicht zu einigen Apps ein paar Tipps? Vielleicht kann ich dir ja weiterhelfen.
Ich freue mich über deine Kommentare.
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* Wie du dich selber über Meistertask organisieren kannst, verrät dir Lars Bobach auf seinem Blog.